O czym powinien wiedzieć każdy CEO? Aspekty księgowo-formalne prowadzenia firmy

Oczywistym jest, że Zarząd każdej firmy chce się skoncentrować na rozwoju produktu i sprzedaży – aby jednak móc to robić w spokoju ducha niezbędne jest dobre zaplecze prawno-księgowe.

Dobre biuro rachunkowe powinno zadbać o to, aby firma nie pogubiła się w gąszczu dynamicznie zmieniających się przepisów, ale pamiętać należy, że to Zarząd spółki z o.o. ponosi odpowiedzialność za finanse firmy. Co zatem powinien wiedzieć każdy CEO?

Polityka rachunkowości

Polityka rachunkowości to dokument, który musi być przygotowany w każdej spółce z o.o. Określone są w nim zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metod wyceny poszczególnych składników majątkowych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów), rok obrotowy, zakładowy plan kont, wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, opis systemu informatycznego służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz opis systemu przetwarzania danych.
Politykę rachunkowości zatwierdza Zarząd spółki – warto jednak, aby zrobił to po faktycznym zapoznaniu się z tym dokumentem. Należy pamiętać, że na zawartych w niej założeniach będzie oparta księgowość spółki, a co za tym idzie bieżące raportowanie zarządcze, raportowanie do inwestora, czy sporządzanie sprawozdań finansowych . Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim na szczegółowość zakładowego planu kont, czyli tzw. analitykę, bo to właśnie na jej podstawie można uzyskać oczekiwane informacje o kosztach i przychodach w firmie.

Zakładowy Plan kont

Plan kont stanowi najważniejszy element Polityki rachunkowości. Jest to zbiór kont księgowych, na których dokonuje się księgowań zdarzeń gospodarczych. Ustaleniem planu kont zajmuje się osoba odpowiedzialna za rachunkowość w danym podmiocie, tj. biuro rachunkowe lub księgowy, który na bazie wzorcowego planu tworzy plan kont dostosowany do potrzeb ewidencyjnych danej firmy.
Plan kont powinien być tworzony po wnikliwej analizie specyfiki działania spółki, poznania jej produktu, planów sprzedażowych, planowanej ekspansji i rynków zbytu. Niestety biura rachunkowe zazwyczaj podchodzą do jego tworzenia odtwórczo, korzystając z szablonów. Jeśli masz firmę, która działa już jakiś czas, a Twoja księgowa nigdy nie spytała Cię o te zagadnienia, to lepiej zweryfikuj swoje księgi, sprawdź jak klasyfikowane są Twoje wydatki i przychody. Może się okazać, że Twoje księgi nijak nie odzwierciedlają prowadzonego przez Ciebie biznesu.
Jeśli pozyskałeś inwestora, koniecznie spytaj go już na początku działalności o zasady ładu korporacyjnego, których musisz przestrzegać. Jedną z nich może być właśnie zakładowy plan kont dostosowany do procesu controllingowego inwestora.

Proces budżetowania

Bardzo ważnym aspektem funkcjonowania każdego biznesu jest sam proces budżetowania. Polega on na zaprojektowaniu, stworzeniu, zatwierdzeniu oraz kontroli wykonania budżetu. Praca nad budżetem wymaga określenia planowanych działań rozwojowych, celów i kierunków działania oraz sposobu wykorzystania zasobów. Podczas budżetowania dokonuje się przypisania środków finansowych do konkretnych działań firmy, które są określone w czasie, np. rok kalendarzowy, czy czas trwania projektu. Budżet, w większości przypadków, zatwierdzany jest na koniec roku kalendarzowego bowiem stanowi stały punkt odniesienia dla wszystkich osób zarządzających firmą.
Kontrola wykonania budżetu dostarcza członkom Zarządu informacji, w jakim zakresie zostały zrealizowane zaplanowane założenia. Stanowi to punkt wyjścia do dalszych analiz, np. co stanęło na przeszkodzie w realizacji celu, co należałoby naprawić lub zmienić żeby ten cel osiągnąć. Kontrola powinna być wykonywana co najmniej co kwartał, ale najlepiej robić to co miesiąc, aby na bieżąco orientować się w sytuacji firmy. Z dobrym biurem rachunkowym nie jest to trudne, gdyż po przeprowadzonej analizie danych księgowych, może dostarczyć ono informacji w formie porównywalnych w czasie wskaźników. CEO powinien zwracać uwagę na przynajmniej dwa z nich, tj.
wskaźniki rentowności, które dostarczają informacji zarządczej nt. działań firmy i zdolności Zarządu do generowania zysków ze środków będących w posiadaniu firmy. Dostarczają konkretnej informacji jak efektywnie firma zarządza swoimi aktywami.
wskaźniki płynności finansowej, których znajomość pozwala na ocenę sytuacji finansowej firmy – jej wypłacalności oraz możliwości terminowej spłaty zobowiązań.

Sprawozdania i raporty

Każdy CEO powinien mieć świadomość, że ciąży na nim obowiązek informowania różnych urzędów państwowych o finansach swojej firmy.
Najważniejszym ze sprawozdań jest sprawozdanie finansowe, które należy przygotować w ciągu 3 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego, następnie zatwierdzić przez Zgromadzenie wspólników i złożyć w Urzędzie Skarbowym i w KRS. Po zakończeniu roku obrotowego należy też przygotować roczne sprawozdania dotyczące podatków dochodowych (CIT, PIT).
Okazjonalnie przygotowania różnych sprawozdań mogą się domagać od firmy Główny Urząd Statystyczny i Narodowy Bank Polski. GUS wyłania firmy, od których chce uzyskać informacje w drodze losowania, więc może trafić na każdego. Sprawozdawczość do NBP jest obowiązkowa dla podmiotów sprzedających lub kupujących od kontrahentów zagranicznych. Obowiązek sporządzania sprawozdań występuje, gdy łączna suma aktywów i pasywów związanych z zagraniczną wymianą dewizową przekracza progi założone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 października 2009 roku w sprawie przekazywania Narodowemu Bankowi Polskiemu danych niezbędnych do sporządzenia bilansu płatniczego oraz międzynarodowej pozycji inwestycyjnej (Dz.U.nr 184, poz.1437).

 

Co powinien wiedzieć każdy CEO

 

Opłaty urzędowe

Spółka z o.o. ma obowiązek uiszczania opłat w różnych urzędach. CEO powinien pamiętać, a biuro rachunkowe przypominać o 4 kluczowych datach:

  • do 15 dnia każdego miesiąca – zapłata ubezpieczeń w ZUS. Są to 3 rodzaje składek – na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Do zapłaty składek do ZUS zobowiązane są spółki zatrudniające pracowników w oparciu o umowy o pracę, umowy zlecenia.
  • do 20 dnia każdego miesiąca – zapłata zaliczki na podatek dochodowy CIT. Wartość zaliczki stanowi 19% podstawy opodatkowania czyli różnicy pomiędzy przychodami a kosztami uzyskania przychodów. Do zapłaty zaliczki CIT są zobowiązane podmioty, które w poprzednim miesiącu osiągnęły przychód.
  • do 20 dnia każdego miesiąca – zapłata PIT od wypłaconych wynagrodzeń zarówno z tytułu umowy o pracę, zlecenia, dzieła, kontraktów menadżerskich czy umów agencyjnych w wysokości 18% podstawy opodatkowania. Do zapłaty PIT zobowiązane są podmioty, które wypłacały wynagrodzenia w oparciu o powyższe rodzaje umów.
  • do 25 dnia każdego miesiąca – zapłata podatku VAT. Wartość podatku wynika z różnicy pomiędzy podatkiem VAT należnym (z tytułu sprzedaży) a podatkiem VAT naliczonym (od dokonanych zakupów). Różnica może stanowić albo wartość podatku VAT do zapłaty (jeżeli VAT od sprzedaży był wyższy niż VAT od dokonanych zakupów) albo VAT do zwrotu na rachunek podatnika/ do przeniesienia na następny okres rozrachunkowy, w sytuacji gdy zakupy były wyższe niż sprzedaż w danym okresie.

 

Omówione powyższej zagadnienia stanowią jeden z najważniejszych elementów prowadzenia firmy. Pamiętajmy, że stanowisko CEO to przede wszystkim odpowiedzialność. Warto zatem poświęcić 1-2 dni w miesiącu na rozmowy o finansach i kondycji finansowej firmy. Dobre biuro rachunkowe nie tylko bowiem prowadzi księgi, ale też szuka optymalizacji i pomysłów usprawniających zarządzanie budżetem firmy.