Optymalizacja kosztów konsumpcji

Osoby zarządzające firmą często pytają o wydatki związane z szeroko rozumianą konsumpcją, np. lunche z klientami, kolacje czy imprezy z pracownikami, zamawianie jedzenia do biura w piątkowe popołudnia. Jak wyglądają te kwestie w świetle obowiązujących przepisów? Co warto wiedzieć, żeby optymalizować ponoszone na nie wydatki?

Usługi żywieniowe w świetle przepisów ustawy podatkowej

W świetle ustawy o podatku dochodowym, bez znaczenia pozostaje fakt, czy nabywane usługi żywieniowe stanowią usługę gastronomiczną, cateringową czy zakup artykułów żywnościowych. Nie ma też tutaj znaczenia, czy spożywamy posiłek w towarzystwie kontrahenta w siedzibie firmy czy też zapraszamy go do restauracji. Spotkania firmowe poza biurem w obecnych czasach są niczym innym jak normą zachowań biznesowych, tym bardziej jeśli przedsiębiorca nie ma warunków lokalowych na spotkanie w swojej siedzibie.

O tym, czy zakup usługi żywieniowej zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu (dalej: KUP), a tym samym czy pomniejszymy dzięki temu podstawę opodatkowania, zadecyduje cel spotkania. Najważniejsze, aby wykazać związek poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością, a taki obowiązek zawsze spoczywa na firmie/ podatniku. Jeśli celem spotkania jest na przykład omówienie bieżących spraw z klientami firmy lub też ustalenie zasad współpracy z potencjalnymi  klientami, to wydatki na konsumpcję poniesione podczas takiego spotkania będą stanowiły KUP.

Ważny jest fakt, żeby wydatek był właściwe udokumentowany fakturą oraz opisany w sposób nie budzący wątpliwości. Oprócz opisu czego dotyczyło spotkanie służbowe, z jakim partnerem i w sprawie jakiego projektu, na dokumencie powinien się znaleźć podpis uprawnionej do zatwierdzenia kosztu osoby (np. członek zarządu, manager działu). Tak opisany dokument może stanowić dowód poniesionego kosztu związanego z działalnością firmy i bez wątpienia stanowić koszt uzyskania przychodu (KUP).

Problem jaki może tutaj wystąpić, to wątpliwość czy kosztu takiej usługi nie należałoby uznać za koszty reprezentacji, gdyż te wyłączone są z KUP. Ze względu na dużą niepewność w kwalifikacji tego typu wydatków, temat „reprezentacji”  był wielokrotnie podejmowany we wszelkiego typu interpretacjach przez urzędy skarbowe, izby skarbowe i sądy administracyjne. Do tego stopnia, że doczekał się wyroku w składzie siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego. Problem został ostatecznie rozstrzygnięty wyrokiem z dnia 17 czerwca 2013 roku (sygn. akt: II FSK 702/11). Wyrok jest ostateczną odpowiedzią dotyczącą kwalifikacji wydatków reprezentacji, wyjętych z kosztów uzyskania przychodu. Zdaniem NSA za wydatki reprezentacyjne należy uznać takie, które mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku podatnika na zewnątrz firmy i związane są ze swego rodzaju wytwornością, wystawnością czy okazałością.

Usługi żywieniowe w świetle przepisów ustawy o podatku VAT

Przedsiębiorcy nie zawsze są pewni, czy mają prawo do odliczenia podatku VAT od nabytej usługi czy nie. Po pierwsze VAT mogą odliczyć jedynie czynni podatnicy VAT, tj. prowadzący opodatkowaną sprzedaż. Jeśli chodzi o zakup usług żywieniowych podział jest prosty:

VAT możemy odliczyć jeśli kupujemy artykuły spożywcze na potrzeby pracowników i współpracowników firmy (herbata, kawa, woda) lub gdy zamawiamy posiłki do firmy (catering).

Nie odliczymy VAT jeśli kupujemy i spożywamy posiłek w restauracji, ponieważ usługa gastronomiczna – jako jedna z niewielu – jest wyłączona z prawa do odliczenia podatku VAT.

Zorganizowana impreza w świetle obu ustaw

Jeśli planujemy spotkanie biznesowe, którego celem jest, np. omówienie strategii działania na przyszłość z obecnymi partnerami, a chcemy je zorganizować poza firmą, to najlepiej jak otrzymamy fakturę za kompleksową obsługę takiego spotkania. Nie będziemy mieć wtedy wątpliwości, czy możemy odliczyć VAT, a także czy możemy zaliczyć wydatek do KUP. Najlepszym rozwiązaniem będzie wynajęcie firmy eventowej, która obsłuży nas kompleksowo i wystawi jedną fakturę za zorganizowanie spotkania – bez podziału na koszty usługi gastronomicznej zamawianej w restauracji, usługi przygotowania sali do spotkania, wynajmu sprzętu audiowizualnego itd.

Organizacja spotkania biznesowego w biurze może być zamówiona u różnych dostawców: usługa cateringowa w restauracji, ciasta zakupione w cukierni, sprzęt audiowizualny wynajęty od firmy eventowej.

Niezależne od miejsca organizacji imprezy, należy pamiętać, że musi być ona właściwie udokumentowana, tzn. należy opracować plan takiego spotkania, wskazać jego cel,  kwestie, które zostaną poruszone i problemy które zostaną rozwiązane.

breakfast-690128_1280

Podsumowując – wydatki na usługi żywieniowe najlepiej optymalizować poprzez zamawianie posiłków do biura lub kupowanie artykułów spożywczych. Odliczymy wtedy VAT i stworzymy KUP.

Może więc, następnym razem, zamiast umawiać się z klientem w restauracji zaproponować wspólne gotowanie w biurze? :)