Optymalizacja zatrudnienia w firmie

Dokonując wyboru optymalnej formy zatrudnienia pracowników w Twojej firmie, musisz zwrócić uwagę na to, aby forma współpracy nie generowała dodatkowych kosztów, była dostosowana do specyfiki firmy, a także stanowiła elastyczne narzędzie do realizacji celów organizacji.

Najbardziej popularne formy współpracy to: umowa o pracę, umowa zlecenie, dzieło oraz współpraca z osobą wykonującą umówione zadania w ramach działalności gospodarczej (B2B).
Ponieważ każda z tych z umów regulowana jest innymi przepisami, dobrze jest, przed ostatecznym wyborem jednej z nich, zapoznać się z charakterystycznymi cechami oraz warunkami zastosowania każdej z nich.

Umowa o pracę

Umowa o pracę regulowana jest przepisami Kodeksu Pracy.

Umowa o pracę jest formułą najmniej korzystną dla firmy, powstaje przy niej najwięcej zobowiązań i kosztów, m.in.: ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego pracowników, podatku PIT od wynagrodzeń badań lekarskich ponoszonych przez pracodawcę, zarówno wstępnych przed przystąpieniem do pracy, badań okresowych (wymaganych przepisami) oraz kontrolnych (po dłuższej chorobie), urlopów pracowniczych stanowiących dodatkowy koszt pracodawcy (naliczamy urlopy gdy pracownik świadczy pracę oraz wtedy, gdy jest nieobecny, np. jest podczas zwolnienia chorobowego), przeszkolenia pracownika z przepisów BHP obowiązujących w jego zakładzie pracy oraz organizacja cyklicznie powtarzających się szkoleń BHP (terminy ustalone w kodeksie pracy).

Ponadto umowa o pracę wiąże się z innymi niebezpośrednimi kosztami, np. odgórnie ustalonych terminów wypowiedzeń, podczas których pracownik już nie świadczy pracy (urlop lub zwolnienie ze świadczenia pracy), a pobiera wynagrodzenie czy kosztów tworzenia i przechowywania przez 50 lat zarówno dokumentacji osobowej jak i płacowej. Dokumentacja musi być przechowywana w odpowiedni sposób, często stosuje się szafy pancerne z odpowiednimi zabezpieczeniami i korzysta z płatnych archiwów.

W przypadku wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, możemy je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów danego okresu, za który jest wypłacone pod warunkiem terminowej jego zapłaty, tzn. wypłaconego zgodnie z przepisami prawa pracy oraz regulaminem wypłaty wynagrodzenia obowiązującym w danej firmie. Jeżeli np. w firmie, ustaloną zasadą jest wypłata do 10-tego, a zapłata wynagrodzenia będzie 11-tego, to spowoduje to, że wynagrodzenie to stanie się kosztem podatkowym nie w miesiącu, którego de facto dotyczy, ale dopiero w miesiącu następnym.
Podsumowując: umowa o pracę jest najdroższą formą zatrudniania z uwagi na obowiązek oskładkowania po stronie pracodawcy, naliczania urlopów oraz wypłacania wynagrodzenia chorobowego w razie niezdolności do pracy pracownika.

Umowy cywilnoprawne

Umowy cywilnoprawne regulowane są przepisami Kodeksu Cywilnego.

Umowa o dzieło zwana umową „rezultatu” dotyczy wykonania zadania z uzyskaniem końcowego efektu, wykonania dzieła, np. stworzenia konkretnej aplikacji, namalowania obrazu, wykonania analizy ekonomicznej itp. Najważniejszą jej cechą, z punku widzenia optymalizacji podatkowej, jest brak obowiązku naliczania składek ZUS, przez co jest tańsza dla pracodawcy od umowy o pracę czy zlecenia. Pamiętać jednak należy, że umowa nie może mieć charakteru czynności powtarzalnej, nie uzależnionej od uzyskania konkretnego rezultatu.

Umowa zlecenia jest umową starannego działania, polega na wykonywaniu w sposób stały ustalonych prac np. wprowadzanie danych do systemu komputerowego, prowadzenia biura czy odbierania telefonów na recepcji.
W odróżnieniu od umowy o dzieło rodzi obowiązek opłacania składek ZUS, chyba że dotyczy umów zawieranych ze studentami do 26 roku życia. Student lub uczeń do 26 roku życia nie podlega zgłoszeniu do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, powinniśmy być jednak w posiadaniu zaświadczenia z uczelni lub szkoły o aktualnym statusie ucznia lub studenta.
Koszty z tytułu umów cywilno – prawnych są kosztami podatkowymi dopiero w miesiącu zapłaty.

B2B

Współpraca z osobą wykonującą zadania w ramach swojej działalności gospodarczej potocznie nazywana B2B – znajduje swoje uregulowanie w przepisach ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz Kodeksu Cywilnego.
Zatrudnienie w ramach B2B zapewni firmie największą swobodę, zarówno podczas nawiązywania współpracy, jak i jej zakończenia.
Wykonawca powierzonych zadań (najczęściej umówionych w pisemnej umowie o współpracy) posiada zarejestrowaną działalność gospodarczą, a po wykonaniu czynności w określonym cyklu rozliczeniowym wystawia fakturę za swoją usługę. Wykonawca rozlicza się samodzielnie z ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz podatku dochodowego.
Jeśli podmiotem jest VAT-owiec, wówczas odliczymy w całości VAT od faktury, jeśli jest to podmiot zwolniony, wystawi fakturę ze stawką zw. Faktura w całości zostanie ujęta w kosztach danego okresu, bez względu na to czy została w tym okresie opłacona czy nie.

Reasumując: rodzącą najwięcej obowiązków formą współpracy jest umowa o pracę. Umowy cywilno-prawne nie wymagają wypełnienia tak wielu zobowiązań, poza tym nie narzucają minimalnej płacy stanowiącej wynagrodzenie. Mogą być zawierane na niższe kwoty, w związku z tym wystąpią niższe składki ZUS po stronie pracodawcy. Poza tym charakteryzują się zdecydowanie większą elastycznością od umowy o pracę, np. w czasie przestoju firmy z powodu braku pracy, zleceniobiorcy czy wykonawcy pracujący w oparciu o umowy cywilno-prawne lub B2B nie będą wykonywały usług za które trzeba zapłacić, natomiast umowa o pracę z mocy przepisów rodzi obowiązek wypłaty za czas pozostawania w stosunku pracy, nawet jeśli praca nie jest świadczona.

13271509_1160826787272502_274462024_o

Forma zatrudnienia a IP

Na marginesie warto zwrócić również uwagę na różnice, jakie powstają w ramach tych umów w zakresie stworzonych przez zatrudnioną osobę utworów (czyli odnośnie praw autorskich) oraz wynalazków i innych praw własności przemysłowej.
Umowa o pracę w zakresie praw autorskich jest o tyle efektywniejsza, że ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje automatyczne przejście praw do utworu wykonanego w ramach obowiązków pracowniczych na pracodawcę z chwilą jego przyjęcia, nawet jeżeli nie przewidzieliście uregulowania tych kwestii w umowie. Co więcej, jeżeli w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych, nasz zatrudniony stworzy program komputerowy, to my, jako pracodawca, jesteśmy pierwotnie uprawnieni do tego programu, i to już z chwilą jego powstania (a nie z chwilą przyjęcia, jak w przypadku innego rodzaju utworów).
Umowy cywilnoprawne (o dzieło, zlecenia, B2B) podlegają zaś ogólnym przepisom prawa autorskiego, co oznacza, iż jeżeli nie uwzględniliśmy przeniesienia praw autorskich w umowie z zatrudnioną osobą, to stworzone przez nią w trakcie umowy utwory, nadal należą do niej. Co więcej, nawet jeżeli uwzględniliście takie przeniesienie, ale, przykładowo, źle określiliście pola eksploatacji albo pominęliście kwestię praw zależnych, przeniesienie takie może być nieskuteczne albo bardzo ograniczone.

Z kolei sprawa jest dość prosta w przypadku praw własności przemysłowej, czyli wynalazku, wzoru użytkowego czy wzoru przemysłowego. W razie dokonania któregoś z tych wytworów w wyniku wykonywania przez twórcę obowiązków ze stosunku pracy albo z realizacji innej umowy (czyli również cywilnoprawnej), prawo do uzyskania patentu na wynalazek albo prawa ochronnego na wzór użytkowy, jak również prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, przysługuje pracodawcy lub zamawiającemu (chyba że strony ustaliły w umowie inaczej).
Należy tu jednak zwrócić uwagę na różnicę w relacjach B2B, ponieważ zgodnie z Prawem własności przemysłowej, w umowie pomiędzy przedsiębiorcami może być określony podmiot, któremu przysługiwać będą prawa, o których mowa powyżej, w razie dokonania wynalazku, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego, w związku z wykonywaniem tej umowy, a więc nie korzystamy z ustawowego domniemania, której ze stron umowy należy się prawo do wspomnianych obiektów.